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Te has preguntado si es necesario desarrollar actividades de capacitación para tu empresa o ¿cuál debe ser la frecuencia? Mostraré en este artículo qué síntomas pueden indicar que hay que poner manos a la obra y evaluar que podemos hacer en la empresa en materia de capacitación y desarrollo. ¡Los colaboradores lo van a apreciar!

¿Qué es eso de capacitar en nuestra empresa?

Capacitar es desarrollar una serie de actividades cuyo objetivo es cubrir las necesidades de una empresa o grupo y su propósito es aumentar conocimientos, habilidades y aptitudes de los colaboradores. La idea es que puedan llevar a cabo sus tareas de manera eficiente y de acuerdo con la cultura organizacional presente. Es normal pedirle a nuestros colaboradores que realicen una labor específica o que traten a los clientes de determinada forma, de acuerdo con lo que tenemos en mente todos los días. Esperamos que lo hagan tal cual lo solicitamos. Si quiero que esto ocurra: o contrato a los empleados con el conocimiento previo o debo enseñarles como hacerlo. Ambas situaciones tienen sus particularidades, entonces:

¿Cuándo debo hacerlo?

 

Contrato a un nuevo empleado y que ya sepa todo…

¿Es esto posible? quizá cuando las labores a realizar son mayormente técnicas o de alto nivel de especialización la curva de aprendizaje pueda que sea menor. Quedándole entonces al nuevo ingreso solo aprender la «cultura organizacional» y procedimientos burocráticos, que no son temas menores. Estos casos -dependiendo de la empresa- son los menos frecuentes.

Mejor capacito a todos de acuerdo a lo que requiero

Situaciones así es lo que vas a ver más a menudo en la práctica laboral. ¿Por qué? seguramente vas a desear que tus colaboradores reflejen los valores de la empresa en sus tareas, que cumplan con normativas legales y contables. Las normas cambian con frecuencia en todos los países o se adaptan a nuevas condiciones como quedo demostrado con el COVID-19. En todo caso es necesario generar nuevos hábitos entre los miembros de nuestro team.

Donde hay síntomas…

Analicemos algunas razones que pudieran indicar que debemos ponernos las pilas sin dejar que el tiempo se adueñe de las consecuencias. Recuerda: la responsabilidad por definición teórica es indelegable, por tanto es importante ver las cosas en detalle y accionar de inmediato.  Peter Senge  en su libro  La Quinta Disciplina  hace unos años planteó con un famoso ejemplo «La Paradoja de la Rana Hervida», el porqué los cambios pequeños, escondidos dentro de la dificultad de percibirlos, pueden causar verdaderas catástrofes organizacionales. ¡Entonces, que no nos pase eso, ojo al detalle!

1.- Un buzón de sugerencias cada vez más voluminoso.

«Tus clientes más insatisfechos son tu mayor fuente de aprendizaje». Bill Gates.

Me encontré con un cliente que me pidió ayuda para implementar unos cambios en su cadena de restaurantes, quedamos en vernos el lunes para empezar, sin embargo decidí acercarme el viernes anterior y ver los momentos de verdad que pudiera. Observé con sorpresa que a la hora de cerrar, el encargado abrió el buzón de reclamos o sugerencias, vaciando su contenido en la papelera, lo cerró y colocó en su lugar. Es decir: Una organización de servicios que vive de la recurrencia no escuchaba a sus clientes y son ellos precisamente los mejores auditores de nuestro trabajo. Si ves que cada vez hay más sugerencias, quejas de clientes tanto internos o externos, es probable que haya que accionar rápido en materia de capacitación en tu empresa.

2.- Tardanzas cada vez mayores en nuestros procedimientos, indicador de que debes brindar capacitación en tu empresa.

«A diferencia del dinero, el tiempo no puede ahorrarse para aprovecharlo en otro momento». Denis Waitley

Atentos a este punto, es fácil acostumbrarse que poco a poco las cosas tarden más en realizarse, especialmente en procesos secuenciales donde hay varios protagonistas e intervienen un montón de variables difíciles de entender en su totalidad. El tiempo tiene asignado un valor monetario que puede llegar a ser muy alto. Al observar altibajos muy amplios en esta variable, es posible que haya que entrenar al team en su capacidad de trabajar en equipo, en tener procesos homogéneos y compartir la misma visión: somos tan fuertes como nuestro eslabón más débil.

3.- Empleo más frecuente de asesores externos.

Observemos si las horas contratadas en «asesorías» externas en temas contables, financieros, legales o tecnológicos van en aumento progresivamente. Podría ser indicador de que por estar viendo nuestros monitores en la comodidad de la oficina, estamos dejando de ver hacia afuera. Al cabo de un tiempo de perder contacto con los factores externos, ya lo de contratar servicios externos  no va a ser solo necesario, sino urgente . En estos casos es probable que debamos realizar jornadas de actualización en diversas áreas, y mantener al equipo al día. Inclusive, no esperes a que esto ocurra y planifica al inicio de año estas revisiones. Ten un comité de modernización o transformación muy pendiente de las incidencias externas, de la competencia, lo nuevo, las rupturas tecnológicas y todo aquello que implique que debamos desarrollar a los colaboradores.

4.- El mejor maestro, el ejemplo.

“Si no logras convencer a una persona de lo malo que está haciendo, procura hacer entonces lo bueno. La gente cree sólo lo que ve.” Henry Thoreau 

Hace poco tuve una reunión con un cliente que me hablaba de un problema de ventas con sus distribuidores, me enumeró un listado de cosas que ellos debían hacer y no hacían. Lo cual me llevó a preguntar: ¿Cuándo fue la última vez que los acompañaste en la ruta?, me miró sorprendido, y dijo en tono filosófico: creo que soy parte del problema. Le estaba pidiendo a sus vendedores que  hicieran una cantidad de cosas que ellos no habían visto como se hacían, o no habían hecho . En todo caso no habían sido entrenados para dar ese nivel de servicio esperado, las empresas brillantes no interrumpen estos procesos de mentoring ni un segundo, más bien tienen estas actividades cuidadosamente diseñadas casi diariamente. Si percibes que estás pidiendo algo que no das como supervisor, estamos ante la necesidad de capacitar en nuestra empresa incluyéndonos a todos.

5.- Medir es controlar y así saber cuando capacitar en tu empresa.

“Lo que no se define, no se puede medir. Lo que no se mide, no se puede mejorar. Lo que no se mejora, se degrada siempre”. William  Kelvin

Durante mi práctica profesional me he encontrado con empresas clientes que no realizan mediciones de clima laboral y las razones son varias. Sin embargo la realidad es que estas encuestas suministran información de alto valor y que debemos entender para accionar. Hay temas como Inteligencia Emocional, Técnicas de negociación, Servicio al cliente, Resolución de Conflictos  entre otros, que cada vez están siendo menos objeto de atención y mucho menos son tomados en cuenta para capacitar en nuestra empresa y lograr cambios de hábito. La información de una buena medición de clima, puede ser la piedra angular de un plan de capacitación anual que abarque diferentes temas e incluya a todos. Recuerda que cada uno de los empleados debe participar de al menos una actividad de formación y mejor aún en varias.

En resumen: ¿Cuándo debo capacitar en tu empresa?

 

  • Atentos a la opinión de los clientes, eso nos brindará foco y orientación a nuestras actividades de capacitación para nuestra empresa
  • Si tardamos cada vez más en hacer las cosas, quizá hay que revisar el como se hace para lograr ahorros de tiempo. (Nuestros clientes nos dicen si tardamos más de la cuenta sin problema)
  • Al notar que estamos inmersos en lo obvio o solo lo que tenemos enfrente, quizá necesitemos actualizarnos de lo que ocurre fuera de las paredes de la empresa.
  • ¿Quieres que tus colaboradores actúen de forma determinada?, debes enseñarle como, y luego predicar con el ejemplo.
  • Haz mediciones y acciona de acuerdo a los resultados, siempre vas a apuntar a un blanco objetivo y confiable.

Conclusión:

Afinemos nuestra percepción para tener una sensación clara de los efectos de los factores externos e internos. Esto puede causar que debas iniciar actividades como programas de capacitación, procesos de coaching, charlas, seminarios. O simplemente acciones para mejorar el clima, así reaccionarás rápido y en consecuencia tendrás resultados a mayor velocidad. También toma en cuenta que estás actividades deben ser reforzadas cada cierto tiempo, debemos apoyarnos en la repetición para lograr cambios de hábito en nuestro equipo.

Existen otras maneras de detectar cuando debemos iniciar actividades de capacitación, ¡Cuéntanos tu experiencia!

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